Детский мир перевёл все кадровые документы в онлайн (и сэкономил на этом миллионы рублей)

Теперь все кадровые процессы в Детском мире проходят удалённо — в онлайн-сервисе Saby. Мы автоматизировали процессы, сократили расходы и сделали работу со многими документами удобнее для сотрудников.

Документооборот отнимал много времени у коллектива: кадровики обрабатывали тысячи бумажных заявлений, а руководители розничных магазинов не могли оперативно согласовать документы. Теперь всё в цифровом формате: без задержек и лишней бюрократии.

Александра Шабанова операционный директор

«Сейчас все документы кадрового оборота находятся у нас на ладошке — в мобильном телефоне. Это очень здорово, и нет никаких задержек: ни по согласованию отпусков, ни по переводам в другие отделы или магазины».

Перевод бумажных процессов в digital начался постепенно: в качестве пилота в 2022 году взяли отдельное юрлицо, Детмир Тех. Это IT-команда, которая создаёт все цифровые продукты Детского мира. Первое оформление сотрудника заняло всего 10 минут. За 2,5 года Детмир Тех вырос с 200 до 800 сотрудников, но при этом издержки на передачу документов курьерами и почтой не увеличились, и компания сэкономила 1,5 млн ₽ только на логистике кадровых документов.

Успешный опыт Детмир Теха решили масштабировать на всю сеть Детского мира: то есть сделать кадровый документооборот цифровым в 9 региональных офисах, более чем 1 200 магазинах и на более чем 18 тысяч сотрудников из 400+ городов. Весь процесс занял всего 4 месяца.

Автоматизация значительно упростила работу HR. Если раньше сотрудники вручную собирали личные дела, отправляли и получали бумажные оригиналы, то теперь всё объединяется в электронной карточке, сегментируется и хранится в одном месте.

Юлия Мальцева главный специалист

«На штат приходится всего лишь 40 кадровиков. После перехода на электронный документооборот им не нужно подшивать бумажные копии, отслеживать оригиналы. Значительно снизилась нагрузка, и работы стало намного меньше».

Кроме кадровых документов, Детский мир перевел в цифру локальные нормативные акты и служебные записки, на согласование которых уходили дни. Сейчас процесс занимает 15 минут.

Оксана Леонтьева руководитель направления по автоматизации кадровых бизнес-процессов

«Мы продолжим расширять цифровые возможности. Уже оцифровали отчетность в СФР. Проводим ее в личном кабинете прямо из документа приёма, перевода или увольнения, что очень удобно».

Перемены коллегам явно нравятся. По результатам внутреннего опроса, более 83% работников используют мобильное приложение Saby, и 70% из них отмечают, что это удобно и эффективно.

Видео о том, как Детский мир работает с кадровыми документами в Saby